Procesos y actividades

Con los conceptos aparentemente más sencillos suelen surgir las dudas filosóficas más profundas. Uno de estos casos, siempre recurrente, es el asociado al concepto de proceso.

En sí mismo, un proceso no es más que un conjunto de actividades realizadas de manera coordinada para conseguir un fin. En términos de organización empresarial, además, consideramos que ese conjunto de actividades se realiza para transformar una serie de entradas (inputs) en algo diferente, las salidas (outputs), aportando un valor añadido en dicha transformación (el fin buscado). Parece sencillo, verdad?

Las dudas surgen habitualmente al hablar del "tamaño" del proceso. ¿Cuál es el número mínimo de actividades que hay que "agrupar" para hablar de proceso? ¿Y qué ocurre cuando hablamos de sub-procesos? No obstante, cuando los pilares del concepto se empiezan a tambalear es cuando nos damos cuenta de las implicaciones existentes en función del "tipo de salidas" que produce, que pueden ser tanto productos como servicios. Y por si fuera poco, a alguien se le ocurre meter en este poutpurri el concepto de procedimiento, para terminar de liar las cosas...

Pero si lo pensamos bien, veremos que el tema tampoco es tan complejo:

• Un procedimiento es la forma de hacer algo. Lo más habitual es que sea un documento donde se explica cómo se hace algo. Y ése algo puede ser tanto una única actividad (apretar una tuerca) como un proceso completo (por ejemplo, montar una mesa). Por lo tanto, es un elemento "colateral" a cualquier actividad o conjunto de actividades.
• La diferencia entre actividad y sub-proceso y proceso es más sutil, ya que radica en el concepto de "valor añadido". Por poner un ejemplo, montar un coche puede ser un proceso, considerando que uno de sus sub-procesos puede ser montar el motor, ya que también aporta un valor añadido concreto, aunque menor. Una pista suele ser que el resultado (output) de cualquier sub-proceso es algo concreto, identificable de forma individual. Otra pista puede ser que las personas y/o los recursos que se utilizan para realizar cada sub-proceso son diferentes. Otra más sería que en el punto en el que se produce la salida de un sub-proceso se realiza una verificación de su resultado, ya que su correcta o incorrecta realización depende de ese sub-proceso en cuestión. Pero quizás la definición más elegante pueda ser que un conjunto de actividades sólo puede tener entidad de sub-proceso si la gestión requerida por el hecho de serlo genera menos carga que el valor que aporta en su conjunto. En cualquier caso, es el concepto más subjetivo de todos.
• La relación entre procesos, servicios y productos es sencilla: la salida de cualquier proceso siempre va a ser un producto o servicio (o al menos parte de él). Por tanto, puede haber procesos "materiales" (la salida es un producto) e "inmateriales" (la salida es un servicio). Pero no los confundamos, sobre todo en este último caso: las actividades son el proceso, los resultados de esas actividades son el servicio.
• Y por último, no olvidemos la cantidad de parámetros que podemos encontrar en un proceso:
• Objetivos (fin del proceso)
• Condicionantes (exigencias que afectan al proceso: propias, de clientes, legales, etc.)
• Entradas
• Actividades que lo componen
• Recursos (materiales y humanos)
• Registros (resultados parciales de las actividades)
• Salidas (resultados del proceso completo)
• Indicadores (parámetros que permiten medir el funcionamiento del proceso)

¿Ahora está más claro? Espero que el post haya sido de ayuda...