Sistemas de Gestion

A veces resulta difícil transmitir qué es un sistema de gestión. Así, a secas, sin ningún añadido por detrás. Porque si cosas aparentemente tan distintas como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión de la seguridad de la información, un sistema de gestión de la continuidad del negocio o un sistema de gestión de los servicios IT tienen dos de sus términos en común, en algo tendrán que parecerse, no?

Lo primero que se me ocurre es ir al diccionario y buscar el significado de esos dos términos:

• Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
• Gestión: Acción y efecto de hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

Es decir, que por su significado un Sistema de Gestión sería un conjunto de reglas y principios interrelacionados cuya intención es el lograr el éxito en un asunto concreto. ¿Y Cuál es ese asunto? Sencillamente, el término que venga detrás: calidad, seguridad, ...

Vale, el significado está claro, pero... ¿Qué supone eso en la práctica? ¿Cuáles son esas reglas y principios interrelacionados? La verdad es que en este caso la simple definición no da ninguna pista. ¿Solución? Analizar los distintos sistemas de gestión normalizados existentes y buscar sus elementos comunes. ¿Cuáles son? Yo diría que los siguientes:

• Compromiso de la dirección: Para cualquier sistema de gestión normalizado es imprescindible que la dirección de la organización se comprometa formalmente con el asunto en concreto, y que ese compromiso se traduzca en la práctica en la asignación de los recursos necesarios.
• Ciclo PDCA: Todo sistema de gestión normalizado debe estar estructurado en forma de proceso de mejora continua, de modo que se garantice la filosofía de que primero se piensa, luego se actúa, después se revisa la actuación y finalmente se corrige y optimiza, volviendo a empezar.
• Formación: Otro de los elementos imprescindibles de un sistema de gestión normalizado es que se garantice la capacitación y concienciación de todos los implicados en el asunto en cuestión.
• Gestión documental: Una de las exigencias de todo sistema de gestión normalizado es garantizar una adecuada gestión documental, tanto en lo referente a la propia documentación "descriptiva" del sistema de gestión (esas reglas y principios que lo determinan) como a los registros que se generan durante su aplicación práctica.
• Auditoría interna: Uno de los aspectos más importantes es garantizar que el sistema de gestión normalizado se evalúa de forma independiente y objetiva, por lo que las auditorías son imprescindibles, y por lo tanto las internas son obligatorias.
• Revisión por la dirección: Todo sistema de gestión normalizado debe garantizar su continuidad en el tiempo, y eso supone que no basta con la asignación inicial de recursos y la puesta en marcha de las prácticas que correspondan. La garantía de esa validez contínua supone que la propia dirección sea la que revisa los objetivos y resultados globales del sistema de gestión y sus principales parámetros de funcionamiento, con el fin de conocer de primera mano los principales aspectos del sistema de gestión y poder ir adaptándolo a las necesidades cambiantes de la organización.
• Mejora continua: Por último, todo sistema de gestión normalizado deberá garantizar su continua evolución y mejora. Por ello, no sólo deberá estar estructruado en forma de ciclo PDCA; sino que se deberá llevar a cabo un seguimiento de todas las desviaciones que pueda sufrir y establecer las acciones correctivas y preventivas necesarias para cumplir con ese precepto.

No tenemos que perder de vista que estas son las características de todo sistema de gestión normalizado. Esto no quiere decir que un conjunto de reglas y principios interrelacionados que carezca de alguna de estas características no pueda ser un sistema de gestión, sino que no cumplirá los preceptos de uno estandarizado (o estandarizable) en forma de norma de gestión.

Por último, sólo recordar que el sistema de gestión es sencillamente el marco en el que hay que encajar todas las reglas y principios encaminados a lograr ese determinado asunto. Y que esas reglas y principios no tienen por qué ser similares, ni siquiera tienen por qué estar establecidas de la misma forma. Algunas de esas reglas y principios pueden estar establecidas en forma de políticas, otras en forma de controles, otras en forma de procesos... Y obviamente cada una de ellas podrá hablar de un asunto totalmente distinto.