Gestión sin burocracia

Algo que suele preocupar bastante a muchas organizaciones es cómo conseguir implementar una metodología de gestión eficiente, que cumpla su cometido pero sin caer en la burocracia. Y no es algo sencillo, sobre todo si pensamos en entornos reducidos, donde prácticamente todo el mundo hace de todo. En estos entornos, es probable que esos extensos procedimientos vendidos al peso por algunas consultoras no sean de mucha ayuda, si es que alguien se plantea usarlos realmente...

Hoy quiero plantear una solución sencilla y útil, asequible para casi todas las organizaciones independientemente del tamaño que tengan, y que permite cumplir con los requisitos mínimos de cualquier gestión normalizada que se nos pueda ocurrir. Incluso en términos de auditoría, creo.

En resumen, los requisitos de gestión que exige cualquier norma son básicamente los mismos: que exista trazabilidad de las decisiones y que se tomen y ejecuten de la forma correcta. Básicamente, que se cumpla para cualquier actividad el siguiente ciclo: propuesta, análisis, validación, ejecución, verificación y cierre. Pasos que, además, se pueden agrupar de cara al registro:

• Propuesta: Alguien propone algo (innovaciones, quejas, sugerencias, notificaciones de incidencias, solicitudes de cambio, ...).
• Validación: Alguien tiene que validar (o rechazar) la propuesta, indicando los motivos (es decir, el análisis realizado de dicha propuesta). Si es un rechazo, la validación se corresponde con el cierre.
• Ejecución: Quizás no se considere imprescindible, pero yo creo que es necesario algún tipo de registro sobre CÓMO se ha realizado la propuesta.
• Verificación: Alguien debe dar el visto bueno de la ejecución realizada, y dicho visto bueno también se puede considerar como cierre.

Para articular estos pasos, necesitamos definir el alguien y el algo. Vamos allá:

• Alguien: Cualquier persona dentro del grupo tiene capacidad para realizar las propuestas. Pero las validaciones y las verificaciones se las vamos a dejar al jefe (en entornos pequeños, normalmente suele ser el único cargo que está bastante claro). Y la ejecución... a quien indique el jefe.
• Algo: Este algo, como ya he comentado, puede ser cualquier tipo de propuesta. Pero las vamos a clasificar, por ejemplo, en las siguientes: Sugerencias, Normas, Cambios, Incidencias, No Conformidades (si alguien prefiere llamarlas quejas, también se puede).

Y ahora, metemos estos ingredientes en una coctelera, añadimos un poco de blogger, agitamos... y ya tenemos nuestra herramienta de "gestión sin burocracia". Tachan!!

Y ahora, me explico. Es muy fácil: lo primero que tenemos que hacer es abrir un blog (en blogger, por ejemplo), generar un usuario por cada persona del grupo, y definir el blog como privado. Así, sólo los usuarios de nuestra empresa tendremos acceso al mismo, pero no tendremos que mantener el sistema. Además, tendremos acceso al blog desde cualquier lugar con acceso a Internet, y los viajes dejarán de ser un problema porque el que tiene que dar las validaciones no vuelve hasta no se sabe cuándo. Eso sí, el requisito es la conexión a Internet. Si no, la solución no sirve. :-(

A continuación, tenemos que crear categorías. Una por cada tipo de "algo". Así, cada vez que alguien postee un comentario, lo asociará a la tipología de "actividad de gestión" correspondiente.

Después, nos tendremos que aprender la secuencia Propuesta-Validación-Ejecución-Verificación. Y todas las entradas llevarán una de las cuatro palabras al principio, e irán seguidas del "algo" en cuestión. De ese modo, si lo que queremos es "comprar un PC", podremos localizarlas visualmente y saber que si figura la entrada "Propuesta comprar un PC" tendremos que esperar hasta que el jefe confirme (o deniegue) la solicitud mediante "Validación comprar un PC".

Y por último, tendremos que acostumbrarnos a postear, durante los últimos 5 minutos de cada jornada, todas aquellas gestiones que hayamos realizado durante el día, si es que deben figurar en la "herramienta de gestión sin burocracia".

Sencillo, no? Seguro que los auditores tienen comentarios acerca de si sistemas de este tipo son válidos o no de cara a una certificación. Y probablemente los no auditores tengan comentarios acerca de la viabilidad, utilidad o comodidad de esta propuesta. Así que si alguien está interesado en hacer comentarios al respecto, ya sabe dónde puede realizarlos...